Integração Contábil
Essa documentação tem como objetivo orientar a técnicos e usuários na configuração da realização da integração contábil entre os sistemas Tributos (Cloud) e Contábil.
A integração contábil é o ato de enviar dados gerados pelo Tributos para a Contabilidade, são ações de pagamentos, lançamentos, entre outros.
A integração contábil pode ser realizada por meio de três módulos, são eles: Módulo Imobiliário, Módulo Mobiliário e Módulo Dívida Ativa, nos dois primeiros, sua execução será realizada por meio do menu Executando > Integração Contábil, já no Módulo Dívida Ativa você consegue acessar por meio do menu Executando > Movimentação Financeira > Integração Contábil, você adiciona uma integração contábil clicando no botão +Integração.
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Na tela acima, você consegue cadastrar uma integração contábil, os tipos de integração que estão disponíveis são: Arrecadações, Lançamentos e Arrecadações Estornadas.
Vamos entender melhor como funciona cada uma delas?
Arrecadações
É o campo mais utilizado pelos Municípios, visto que nem sempre o Município realiza o lançamento do débito, dessa forma, é por meio do campo arrecadações que é realizado o controle de tudo que foi arrecadado pela entidade.
Para realizar a integração, primeiramente, você deve realizar o preenchimento do filtro de acordo com o que deve ser integrado, tendo a opção de filtrar pelos seguintes campos:
- Convênio
- Período de Crédito (data que foi contabilizado no banco)
- Período de Pagamento
- Período de Movimento (quando foi realizado o movimento dentro do tributos). Geralmente, o período de crédito é o mais utilizado para realizar a integração contábil.
OBS: Não existirá convênio nos casos em que a baixa for realizada manualmente, ou nos casos em que a prefeitura realiza a arrecadação dos tributos por meio de uma tesouraria, visto que o valor é pago diretamente no caixa da prefeitura e não pelo boleto bancário.
Após o preenchimento dos campos desejados, você deve clicar em Salvar, e após isso será gerada a listagem dos pagamentos para a sua homologação, conforme o exemplo abaixo:
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Atenção aos benefícios fiscais
O envio de benefícios fiscais (isenção, imunidade, remissão e incentivo) possui uma particularidade: É necessário realizar o envio do lançamento normalmente para a integração, contabilizar esse lançamento no sistema Contábil e, em seguida, retornar ao sistema Tributos para consultar as integrações e registrar a contabilização.
Somente após essas etapas, no momento da geração do lote de arrecadação, será criado um lote separado exclusivamente para os benefícios fiscais. Para mais detalhes, confira o informativo disponibilizado aqui.
Quando você realizar o envio de um lote de arrecadação para o sistema contábil, ele irá permanecer na aba Consultar Integrações e sua situação será de Aguardando aprovação, até a aprovação da contabilidade.
Nas integrações que consta como Aguardando aprovação você tem a opção de Consultar para verificar o andamento das movimentações desta integração no sistema contábil.
Caso seja aprovado pela contabilidade sua situação será Contabilizado, caso não seja aprovado, ele constará como Descartado.
Vale ressaltar que uma vez contabilizado, você não consegue mais realizar o envio daqueles lançamentos.
Arrecadações estornadas
É utilizada quando ocorre o estorno de um pagamento que já foi contabilizado (lançamentos errados, pagamentos duplicados, entre outros).
O pagamento deve estar contabilizado e ser estornado primeiramente no Tributos para depois ser enviado por meio das arrecadações estornadas, caso contrário, ele não irá retornar dados.
O filtro deve ser preenchido de acordo com os campos já mencionados anteriormente, entretanto, a data de crédito deve ser preenchida de acordo com a data do estorno realizado, após sua homologação, ela irá constar na aba Arrecadações Estornadas do campo Consultar Integrações.
No sistema contábil ele irá realizar a anulação da respectiva receita.
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Lançamentos
Este campo pode ser utilizado quando você quer enviar um crédito tributário existente, ou seja, quando já existe uma receita lançada para esse crédito e você quer efetuar a integração contábil da receita lançada.
Você deve selecionar qual é o tipo de lançamento que você deseja realizar a integração, dentre eles estão disponíveis: Cancelamento de débitos, Remissões, Débitos, Dívidas, Isenções, Imunidades, Cancelamento de dívidas, Prescrições de dívidas, Acréscimos de dívidas e Acréscimos de débitos.
Débito: Tudo o que foi lançado para o ano em exercício e que não foi transferido para a Dívida Ativa. Nesse caso, o campo Período de Lançamento vai se referir a data em que foi gerado o cálculo do débito.
Cancelamento de débitos: Utilizado quando você lançou um débito, enviou o lançamento para a contabilidade, entretanto, o lançamento foi cancelado e você precisa comunicar para a contabilidade que o valor lançado foi cancelado.
Quando ocorrer essa situação, você vai preencher no campo Crédito Tributário o crédito que foi cancelado, e a data em que ocorreu o cancelamento será preenchida no campo Período de Lançamento.
Ao utilizar o tipo de lançamento Cancelamento de débitos, o sistema cancela tanto o valor do tributo quanto os acréscimos vinculados a ele, enviando essas informações junto com o cancelamento do débito principal.
Pontos importantes:
- A integração do cancelamento de lançamentos só pode ser realizada para meses já encerrados.
- Caso o lançamento possua acréscimos contabilizados, é necessário contabilizar também o cancelamento de todos os acréscimos vinculados, referentes aos meses anteriores desde o primeiro envio (saldo inicial dos acréscimos).
- Ao integrar o cancelamento de um lançamento, o sistema realiza automaticamente a integração dos cancelamentos dos respectivos acréscimos, desde que esses já estejam contabilizados.
- É possível informar o mês de encerramento em vez de um período de lançamento; nesse caso, o sistema considera o primeiro e o último dia do mês selecionado para filtrar a data do cancelamento.
- O cancelamento da integração dos acréscimos deve, obrigatoriamente, ser feito em ordem cronológica — do acréscimo mais recente para o mais antigo (de trás para frente). O sistema garante e controla essa ordem, impedindo que um acréscimo seja cancelado antes dos acréscimos posteriores a ele.
Isenções/Remissões/Imunidades/Incentivos: Utilizado quando você deseja realizar o envio de algum benefício para a contabilidade do município. Entretanto, antes de realizar o envio desse benefício, é necessário se atentar aos passos que devem ser realizados anteriores a esse envio:
- Realizar o envio do lançamento normalmente após a criação do lote para Integração;
- Contabilizar esse lançamento no sistema Contábil;
- Retornar ao sistema Tributos para realizar a consulta das integrações, e registrar a contabilização no sistema Tributos.
Vale destacar que se o lançamento não estiver contabilizado no sistema Tributos, o benefício não será gerado de forma manual.
Dívida: Tudo o que foi transferido para a Dívida Ativa, o campo Período de Lançamento refere-se a data em que o débito foi inscrito em dívida ativa quando se tratar de uma dívida. O lote da Dívida Ativa será gerado apenas para as dívidas que estejam nas situações: Aberto, Pago, Pago no parcelamento ou Parcelada.
Cancelamento de dívidas: Semelhante com a situação referente ao cancelamento de débitos, nesse caso, é utilizada quando ocorre o cancelamento de uma dívida já contabilizada.
Ao usar o tipo de lançamento Cancelamento de dívidas, o sistema cancela tanto o valor do tributo quanto os acréscimos vinculados a ele - ou seja, além do tributo, os valores de acréscimos existentes até a data do cancelamento também são enviados à contabilidade.
O histório contábil permite acompanhar os registros enviados e consultar os lançamentos já contabilizados, tanto do cancelamento da dívida quanto dos acréscimos.
No campo Crédito Tributário você irá selecionar o crédito desejado (IPTU,ISS,TAXAS, entre outros), se preferir, você tem a opção de enviar mais de um crédito por vez.
Após preenchimento desses campos e realização da homologação, a integração será enviada para a contabilidade e será contabilizada ou descartada após verificação.
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Ressaltamos que, no processo de integração contábil, todo lançamento é enviado para a contabilidade, independentemente da sua situação - inclusive após ser efetuado o seu cancelamento.
Por exemplo: Se foi realizado um lançamento de IPTU, e posteriormente, esse lançamento foi cancelado, ambas as movimentações (lançamento e cancelamento) serão geradas em lotes na integração contábil.
Integração contábil dos acréscimos (correção monetária, juros e multa)
Além do valor principal dos tributos e dos acréscimos arrecadados, também é possível integrar contabilmente os acréscimos em aberto — correção monetária, juros e multa — dos débitos e das Dívidas Ativas, permitindo que o saldo contábil reflita de forma mais fiel os valores a receber.
Para isso, o processo utiliza o encerramento mensal como referência para a contabilização dos acréscimos, além de contemplar o tratamento dos cancelamentos e das prescrições quando necessário.
Os scripts padrão a seguir foram atualizados para contemplar as melhorias descritas nesta seção:
- [Tributos] Integração Contábil (Lançamento da Dívida Ativa);
- [Tributos] Integração Contábil (Lançamentos de Débitos);
- [Tributos] Integração Contábil (Cancelamentos de Débitos Lançados);
- [Tributos] Integração Contábil - Consulta da situação do lote;
- [Tributos] Integração Contábil (Arrecadação/Estorno).
Municípios que utilizam script customizado (baseado em algum desses scripts padrão) deverão, obrigatoriamente, ajustar suas versões para contemplar a mesma lógica de envio — tanto para os lançamentos de acréscimos quanto para os cancelamentos.
Sem esse ajuste, o script customizado não funcionará corretamente, podendo comprometer todo o processo de integração contábil, e não apenas o envio dos acréscimos.
Acréscimos de dívidas
O sistema agora permite realizar mensalmente a integração contábil dos acréscimos das dívidas (juros, multas e correções). Essa melhoria possibilita atualizar o sistema Contábil com os acréscimos incidentes sobre dívidas já contabilizadas, contribuindo para maior consistência entre os saldos tributários e contábeis.
A integração desses acréscimos poderá ser realizada somente para meses encerrados e considerará as dívidas que possuíam saldo em aberto ou que tiveram alteração no saldo dos acréscimos durante o mês de referência. Dessa forma, os acréscimos também serão enviados quando a dívida tiver sido parcialmente paga, quitada, cancelada, prescrita ou sofrer qualquer movimentação durante o mês encerrado.
Para que os acréscimos sejam integrados, a dívida deverá possuir o valor principal já contabilizado e não poderá estar cancelada ou prescrita na data de referência da contabilização. Nos casos de cancelamento ou prescrição, os acréscimos serão tratados pelas respectivas rotinas específicas de integração.
Na rotina Integração contábil, foi disponibilizado o tipo de lançamento Acréscimos de dívidas, bem como o campo Mês/ano do encerramento.
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Após a realização do envio para a contabilidade, o sistema passará a indicar, no respectivo mês de encerramento, que existe contabilização vinculada ao período, proporcionando maior controle e rastreabilidade das informações integradas. Exemplo:
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É possível ainda visualizar o histórico contábil dos acréscimos da Dívida Ativa, permitindo acompanhar os registros enviados à contabilidade e consultar os lançamentos já contabilizados, além do histórico de todo o processo de integração:
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Na primeira contabilização de uma dívida, o sistema envia o valor acumulado dos acréscimos até o mês encerrado, para que o saldo contábil seja ajustado corretamente. Nas integrações seguintes, são enviados apenas os acréscimos gerados naquele mês. Não é possível integrar acréscimos de meses anteriores ao primeiro envio, o que evita duplicidade de valores.
Cancelamento de acréscimos da Dívida Ativa
Passa a ser possível cancelar, na integração contábil, um lançamento de acréscimos já enviado. Para isso, o usuário deve clicar no botão Cancelar do respectivo lançamento.
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Acréscimos de débitos
Assim como ocorre com a Dívida Ativa, o sistema agora permite a integração mensal dos acréscimos (correção monetária, juros e multa) dos débitos, atualizando no Contábil os valores incidentes sobre débitos que já têm o valor principal contabilizado.
O tipo de lançamento selecionado deve ser Acréscimos de débitos, podendo selecionar o crédito tributário que deseja integrar quando necessário e o mês e o ano encerrados que serão considerados na integração.
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Serão disponibilizados apenas os meses encerrados que possuírem valores de acréscimos pendentes de contabilização, e serão considerados os acréscimos dos débitos que permaneceram em aberto ou que foram quitados durante o mês informado — ou seja, mesmo que um débito tenha sido pago no mês de referência, seus acréscimos serão considerados para a integração.
Para que os acréscimos sejam integrados, o débito deverá:
- possuir o valor principal já contabilizado;
- não estar cancelado na data de referência da integração.
Débitos cancelados que já possuam o cancelamento contabilizado não terão seus acréscimos enviados pela primeira vez — nesses casos, os valores serão tratados pela rotina específica de cancelamento.
A integração considera somente os valores de correção monetária, juros e multa apurados no mês selecionado, impedindo que um mesmo acréscimo seja contabilizado mais de uma vez.
Caso seja a primeira integração dos acréscimos de um débito, será enviado o valor total acumulado até o último dia do mês encerrado. Nas integrações posteriores, serão enviados apenas os valores apurados em cada mês.
Após a primeira integração, os meses deverão ser contabilizados em ordem cronológica — não é possível integrar os acréscimos de um mês sem que os valores do mês anterior tenham sido contabilizados.
Caso uma integração seja descartada pelo Contábil, será possível enviá-la novamente.
Assim como na Dívida Ativa, o sistema indica no mês de encerramento que já existe contabilização vinculada, e disponibiliza o histórico completo do processo de integração.
Cancelamento de acréscimos de débitos
Foi disponibilizado o cancelamento de acréscimos de débitos já contabilizados, para permitir ajustes em lançamentos feitos incorretamente. Para isso, basta clicar em Cancelar no lançamento correspondente.
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O cancelamento poderá ser realizado somente para integrações que estejam com a situação Contabilizada. Além disso, não poderá haver:
- integração de acréscimos posterior em andamento ou contabilizada;
- cancelamento de lançamento com acréscimos em andamento ou contabilizado.
Essas validações garantem que o cancelamento seja realizado respeitando a ordem das integrações já efetuadas.
Ao enviar a operação, os valores dos acréscimos serão encaminhados ao Contábil como anulação de receita, vinculados à integração contabilizada originalmente.
Após o cancelamento ser concluído, os acréscimos poderão ser ajustados e integrados novamente, quando necessário.
Prescrição da dívida e prescrição dos acréscimos da Dívida Ativa
Com a integração contábil dos acréscimos de dívidas, tornou-se necessário também integrar a prescrição desses acréscimos quando a dívida principal prescreve. Com isso, além da rotina de integração contábil da prescrição da dívida, o sistema também realiza a integração da prescrição dos respectivos acréscimos.
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Ao integrar a prescrição da dívida, automaticamente serão integradas as prescrições de seus acréscimos, desde que a dívida possua seus acréscimos contabilizados.
O histórico contábil permite acompanhar os registros relacionados aos envios realizados para a contabilidade, bem como consultar os lançamentos já contabilizados, tanto da prescrição da dívida quanto da prescrição dos acréscimos.
Recebendo a integração contábil
Após o envio das informações por meio do tributos, elas irão constar no sistema contábil no campo Lançamentos de Receita ou Arrecadações, também vamos verificar as funções dos campos Escriturações de Documentos e Gerenciador de Integrações durante o envio desses dados.
Lançamento de receita
O ambiente Lançamentos de Receita (Executando > Receita > Lançamentos) recepciona os registros de receitas previamente reconhecidas, ou seja, não é a arrecadação em si, mas o direito de receber o respectivo crédito tributário, aquele onde a pessoa já consta como devedora.
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Assim, quando o tributos realiza o lançamento de uma receita, estas são apresentadas na tela Solicitações de Lançamento.
Logo, este painel também apresenta o recurso Configurar, onde o setor da contabilidade da entidade realizará o relacionamento dos Tributos oriundos das solicitações de arrecadações com a Natureza da receita presente do Contábil.
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Feito essa configuração, no momento em que as solicitações ingressam no Contábil, elas podem ser reconhecidas pelo botão Adicionar solicitação ou serem descartadas.
Caso sejam adicionadas, são apresentados os campos Data, Receita, Valor e Descrição automaticamente preenchidos, mas com possibilidade de alteração, inclusive de inserir o respectivo recurso para a receita que está sendo lançada. Após os campos devidamente verificados e preenchidos, basta salvar.
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Arrecadações
Neste ambiente também consta a tela Solicitações de Arrecadações, mas esta se refere ao fato arrecadatório, ou seja, a efetiva entrada de receita.
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Por meio do painel Solicitações arrecadações é possível também realizar o mesmo relacionamento entre o Tributo oriundo das Solicitações de arrecadações com a Natureza da receita presente do Contábil, bem como, o relacionamento entre o desconto e as deduções do Contábil.
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É neste painel que ocorre a recepção dos lotes de arrecadações enviados pelo tributos, permitindo adicionar, visualizar as informações enviadas, reprocessar, ou descartar.
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Ao serem adicionadas, as informações estarão previamente preenchidas mas com possibilidade de alteração. Entretanto, ao contrário dos registros de lançamento, as arrecadações deverão ter pelo menos uma fonte de recurso informada, caso contrário, a mesma não ingressará no ambiente Arrecadações do Contábil.
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Caso apareça alguma inconsistência, o usuário deverá visualizá-la pelo ícone de exclamação, e ajustar o que lhe é solicitado.
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Exemplo: Caso não seja encontrada a natureza da receita para o tributo enviado, você deve clicar no botão configurar e vincular à natureza que se refere.
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Outra questão a ser destacada, é que caso o usuário não encontre o tributo em questão, este deverá ser cadastrado por meio do botão +TRIBUTO, preenchendo as informações Descrição e Tipo, e após isso, realizar a vinculação da natureza da receita.
Isso também vale para o relacionamento entre Desconto e Dedução.
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Inscrição, cancelamento e prescrição de Dívida Ativa
Ao contrário dos registros de Lançamentos e Arrecadações, os quais possuem ambiente próprio, as inscrições, cancelamentos e prescrições de Dívida ativa ingressam automaticamente no ambiente Escriturações de documentos, no momento em que a integração com o Tributos é executada com sucesso. Por sua vez, este pode ser acessado por meio do menu Visão Geral > Escriturações de documentos ou menu Escriturando > Escriturações de documentos.
Para realizar a busca dos lançamentos de dívida neste ambiente, clique no mês e após, se desejar, no dia por meio do calendário ao lado direito da tela.
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E por meio da Pesquisa avançada, no campo Documentos, selecione o tipo desejado que deseja efetuar a busca:
- Inscrição de dívida ativa;
- Cancelamento de dívida ativa;
- Prescrição de dívida ativa.
Automaticamente, o sistema vai apresentar os lançamentos de dívidas escriturados oriundos do sistema Tributos referentes àquele mês e dia.
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OBS: Vale ressaltar que os lançamentos de dívidas ativas dos contribuintes são contabilizados automaticamente no ambiente Escriturações de documentos e não se relacionam com o ambiente Dívidas presente no sistema Contábil, pois este, objetiva a gestão da dívida da entidade junto às demais instituições financeiras, estados e união.
Gerenciador de integrações
Todas as solicitações enviadas do sistema Tributos ao Contábil, é passível de conferência por meio do log de execução. Para isso, acesse o menu Executando > Integrações > Gerenciador de interações, selecione o Tipo de Serviço e visualize todos os lotes enviados pelo Tributos, inclusive os lotes que foram estornados.
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Por exemplo, ao selecionar no Tipo serviço a opção Tributação – Dívida Ativa, é possível visualizar detalhes dos dados dos registros que ingressaram no ambiente Escriturações de documentos. O mesmo para os registros reconhecidos no ambiente Arrecadações e Lançamentos. Veja:
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Parametrização dos scripts
Em virtude de se tratar de uma parte técnica, este capítulo é destinado para o corpo técnico de implantação.
Para que tudo que vimos acima funcione de uma maneira correta e eficaz, os scripts precisam estar prontos para executar a ação que você deseja realizar na hora de integração dos dados.
No sistema tributos, você deve acessar o menu Utilitários > Central de Configurações > Integração Contábil.
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Por meio dessa rotina, você vai acessar a página com os parâmetros da integração contábil:
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Vale ressaltar que a opção Enviar contribuintes na integração contábil são utilizadas para o prestação de contas do Estado de Paraná e são registradas internamente, não sendo demonstradas em tela.
O script de envio e de recebimento precisam estar configurados e linkados dentro do parâmetro, os scripts estão localizados no Gerenciador de Scripts dentro da aba Scripts e Componentes.
Na aba de Lançamentos vamos ter um script de envio e recebimento para cada um dos campos: Crédito tributário não inscrito em dívida ativa, Crédito tributário inscrito em dívida ativa, Isenções concedidas, Imunidades, Remissões e Cancelamentos.
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Os scripts de lançamento e de arrecadação estão liberados de forma padronizada no sistema, devendo ser orquestrados e configurados para que seja possível realizar a integração entre o Tributos (Cloud) e o Contábil (Cloud), segue abaixo os componentes e scripts:
Componentes
- [Tributos] integração Contábil (cancelamentos, isenções, imunidades, remissões e incentivos);
- [Tributos] Integração Contábil – Exemplo de configuração da entidade destino;
- [Tributos] Integração Contábil – Utilitários.
Scripts
- [Tributos] Integração Contábil (Cancelamentos de débitos lançados);
- [Tributos] Integração Contábil (Lançamento da dívida ativa) (inscrição, prescrição e cancelamento);
- [Tributos] Integração Contábil (Lançamento de débitos Isentos);
- [Tributos] Integração contábil (Lançamento dos débitos com imunidades);
- [Tributos] Integração Contábil (Lançamentos de débitos com remissão);
- [Tributos] Integração Contábil (Lançamentos de débitos com incentivos);
- [Tributos] Integração Contábil (Lançamentos de débitos);
- [Tributos] Integração Contábil (Arrecadação/Estorno);
- [Tributos] Integração Contábil – Consulta da situação do lote.
Com a entrega da integração contábil dos acréscimos (correção monetária, juros e multa), os scripts padrão abaixo foram atualizados para contemplar o envio e o cancelamento desses valores, tanto para débitos quanto para Dívida Ativa:
- [Tributos] Integração Contábil (Lançamento da Dívida Ativa);
- [Tributos] Integração Contábil (Lançamentos de Débitos);
- [Tributos] Integração Contábil (Cancelamentos de Débitos Lançados);
- [Tributos] Integração Contábil - Consulta da situação do lote;
- [Tributos] Integração Contábil (Arrecadação/Estorno).
Municípios que utilizam script customizado baseado em algum dos scripts acima devem obrigatoriamente ajustar suas versões para replicar a mesma lógica de envio dos acréscimos e de seus cancelamentos. Sem esse ajuste, o script customizado pode comprometer todo o processo de integração contábil, e não apenas o envio dos acréscimos. Veja os detalhes na seção Integração contábil dos acréscimos acima.
Caso seja necessário editar ou criar um novo script, você deve selecionar a natureza do scripts, assim, ele irá constar no menu Gerenciador de Scripts, e constará mais de um script disponível com a mesma natureza.
Confira as naturezas de script existentes para cada integração específica:
- [Tributos] Integração Contábil (Lançamento da dívida ativa) = Envio de dados integração do lançamento de Crédito tributário inscrito em dívida ativa
- [Tributos] Integração Contábil (Lançamento de débitos Isentos) = Envio de dados integração do lançamento de Isenções
- [Tributos] Integração contábil (Lançamento dos débitos com imunidades) = Envio de dados integração do lançamento de Imunidades
- [Tributos] Integração Contábil (Lançamentos de débitos com remissão) = Envio de dados integração do lançamento de Remissões
- [Tributos] Integração Contábil (Lançamentos de débitos) = Envio de dados integração do lançamento de crédito tributário não inscrito em dívida ativa
- [Tributos] Integração Contábil – Envio de Arrecadação/Estorno = Envio de dados integração da arrecadação É válido ressaltar que para cancelamento de dívida e prescrição, é utilizado a mesma natureza referente ao lançamento de dívida ativa.
- [Tributos] Integração Contábil (Lançamentos de débitos com incentivos) = Envio de dados integração do lançamento de Incentivos
OBS: Existem alguns casos onde será necessário efetuar algum tipo de alteração no script ou no componente, um exemplo disso, é quando a prefeitura possuir mais de uma entidade no contábil, dessa forma, será necessário realizar a alteração do script ou componente de acordo com a necessidade da entidade, visto que o script padrão não realiza essa verificação.